1С:АРХИВ 2.5

(система управления документами)

ВВЕДЕНИЕ

1С:Архив является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Ведение архива всех документов предприятия в иерархии папок

Коллективный доступ и редактирование
1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Встроенные средства обмена сообщениями и выдачи поручений позволяют значительно ускорить коллективную работу с документами и повысить ее качество.

Безопасность и защита от несанкционированного доступа
1С:Архив содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей. Права доступа проверяются по 8 критериям при выполнении любых операций с документами. Наиболее важные, с точки зрения политики безопасности операции заносятся в административный протокол, подлежащий аудиту администратором.

Выдача поручений и контроль исполнения
1С:Архив позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. С каждым поручением можно ассоциировать документ системы 1С:Архив, в этом случае он помечается специальным значком при просмотре списка документов в папке. Исполненные поручения автоматически поступают на контроль ответственному исполнителю. 1С:Архив позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей.

Быстрый поиск нужной информации

1С:Архив версии 2.0 содержит средства поиска документов как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск).Система поиска базируется на MS SQL сервере и позволяет моментально находить нужные документы при любом объеме накопленной информации.

Архитектура системы

1С:Архив реализован в трехуровневой архитектуре клиент-сервер и предназначен для работы только в сетевом режиме. Ниже рассматриваются характерные особенности основных компонент системы.

"Тонкий"клиент

Клиентская часть 1С:Архива выполнена в соответствии с технологией "тонкий" клиент, которая подразумевает минимизацию вычислений на стороне клиента и перенос их на более мощные серверные компьютеры. Этим достигается экономия ресурсов клиентских компьютеров и делает возможным использование системы на самом широком спектре вычислительной техники.

Простой и эргономичный интерфейс

Внешний вид клиентской части 1С:Архива очень похож на обычный проводник Windows (Explorer). Это позволяет быстро привыкнуть к программе и начать эффективно использовать ее. Система меню и диалогов интуитивно понятна и сопровождена электронной документацией. В качестве примера "дружелюбности" интерфейса 1С:Архива можно привести русификацию многих системных сообщений об ошибках, связанных с работой в сети или доступом к файлам.

Серверная часть

Сервер 1С:Архива аккумулирует в себе всю логику работы системы, взаимодействует с клиентскими приложениями и формирует запросы на SQL сервер для получения нужных данных. Сервер реализован в многопоточной SMP архитектуре и обеспечивает симметричную, независимую обработку запросов различных пользователей. Сервер 1С:Архива может запускаться как сервис Windows NT/2000.

Использование MS SQL и MS Access

Для хранения служебной информации 1С:Архив может использовать базу данных формата MS Access (MDB)или MS SQL сервер (не входит в комплект поставки).

1С:Архив в Интернет

Несмотря на то, что клиентская и серверная часть 1С:Архива могут взаимодействовать друг с другом по сети Интернет, в комплект поставки включена дополнительная технология WebPortal, которая обеспечивает доступ пользователей к архивам документов с помощью обычного web браузера на основе интеграции с MS IIS. Любой документ системы 1С:Архив можно отправить по электронной почте (MAPI) или по 1С:Электронной почте.

ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ

Шаблоны документов

1С:Архив позволяет сформировать набор шаблонов документов на сервере и разрешить их коллективное использование. В качестве шаблонов можно использовать документы любых типов.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

1С:Архив поддерживает три типа документов - входящий, исходящий и внутренний, на каждый из которых заводится собственная учетно-регистрационная карточка. При регистрации входящих и исходящих документов поддерживается автоматическая генерация сквозного, уникального, нарастающего регистрационного номера. Возможна регистрация не только электронных документов, но и документов в местах хранения с указанием его месторасположения (например, "шкаф №3 полка №4").

Поддержка документов различныхтипов

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует установленные на вашем компьютере приложения. Для текстовых документов производится автоматическое определение кодировки.

Учетно-регистрационная карточка  

На каждый документ в 1С:Архиве заводится учетно-регистрационная карточка, имеющая жестко определенный набор полей, соответствующий ГОСТ Р 6.30-97 и требованиям государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В настоящей версии программы внешний вид карточки и набор реквизитов документов не может быть изменен.
Интеграция с Windows
Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив взаимодействует с установленными на клиентских компьютерах приложениями, используя настроенные в Windows ассоциации файлов. В дополнение к этому можно определить свои ассоциации для документов нестандартного типа или установить различные ассоциации для выполнения различных операций с документами - например для просмотра документа Microsoft Word можно использовать Word Viewer, а для его редактирования - непосредственно Microsoft Word. Документы некоторых типов можно просматривать и редактировать непосредственно в клиентской программе 1С:Архива, не прибегая к вызову дополнительных приложений (текст, RTF, HTML, популярные графические форматы)

Экономия ресурсов
Благодаря специальным технологиям кэширования документов при просмотре можно работать с огромными объемами информации имея всего 10-15 Мб свободного места на жестком диске.

Блокировка при редактировании
Коллективное редактирование документов основано на механизме "блокировки при редактировании". Как только какой-либо пользователь приступает к редактированию документа, он помечается на сервере как занятый. При блокировке документа предлагается ввести намерения, с которыми он занят и ожидаемую дату возврата. Эта информация автоматически отображается на компьютерах других пользователей. При завершении работы с программой выводится список занятых в текущем сеансе работы документов, чтобы пользователь не забыл их освободить.

Управление версиями
1С:Архив автоматически сохраняет все версии документа в процессе его редактирования не только линейно, но и и виде дерева версий, которое получается в случае возврата к какой-либо версии и порождении от нее новой. Каждая версия имеет своего автора, дату модификации и краткий комментарий, характеризующий ее отличия от предыдущей версии. Для документов типа RTF, Microsoft Word и текстовых документов поддерживается сравнение версий с помощью Microsoft Word. По подверсиям осуществляется полнотекстовый поиск.

Поручения и контроль исполнения
1С:Архив позволяет выдавать поручения, устанавливать исполнителей, контрольные сроки и приоритеты. Исполнители автоматически получают уведомление о поступлении новых поручений и могут просматривать все невыполненные поручения в специальном окне "Поручения на сегодня". После проставления отметки о выполнении поручения автоматически поступают на контроль, где ответственный исполнитель (контролер) должен поставить отметку о снятии поручения с контроля или возврата исполнителю на доработку. Любые отчеты по исполнительской дисциплине можно экспортировать в MS Excel для дополнительной обработки или печати.

Поиск документов
1С:Архив предоставляет широкие возможности поиска как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию документов (полнотекстовый поиск). Полученный в результате поиска список документов можно использовать для быстрого перехода на нужные документы или для экспорта в таблицу MS Excel для дополнительной обработки или печати. Одной из новых возможностей системы является составление подборок информации на заданную тему (дайджест) в виде результирующего HTML-документа, содержащего осмысленные выдержки из текста документов, удовлетворяющих условию поиска. Полнотекстовое индексирование производится без учета морфологии языка для документов типа RTF, HTML, MS Word, MS Excel.

8 отличий 1С:Архива от файл-сервера
1. Эффективное хранение больших архивов
В отличие от обычного файл-сервера 1С:Архив позволяет эффективно хранить большое количество документов (десятки и сотни тысяч) и обеспечивает быстрый и удобный доступ сотрудников к накопленной информации. Для нахождения нужного документа можно использовать развитые средства поиска, в том числе и полнотекстовые.
2. Учетная карточка на каждый документ
На каждый документ в системе 1С:Архив автоматически заводится учетно-регистрационная карточка с жестко заданным набором реквизитов, который соответствует ГОСТ Р 6.30-97 и требованиям государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В настоящей версии программы состав реквизитов учетно-регистрационной карточки не может быть изменен.
3. Хранение версий
1С:Архив автоматически сохраняет все версии документов и позволяет в любой момент времени просмотреть все ранее созданные версии, вернуться к одной из них и даже поддерживает сравнение версий с помощью MS Word. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей версии (указываются автором версии). Администратор или привилегированные пользователи могут осуществлять управление версиями, изменять активную версию и удалять ненужные.
4. Коллективное редактирование
1С:Архив поддерживает коллективное редактирование документов любых типов. Одновременное внесение изменений не допускается благодаря механизму блокировок при редактировании - документ помечается занятым на сервере, что сразу отображается на компьютерах остальных пользователей. Дополнительно можно указать намерения, с которыми занят данный документ и примерную дату возврата в коллективное пользование. При обновлении документа на сервере его предыдущая версия автоматически сохраняется. С помощью специального диалога уполномоченные пользователи могут просматривать списки и деревья версий, удалять ненужные версии, изменять активную версию и даже производить сравнение версий с помощью Microsoft Word.
5. Полнотекстовый поиск
1С:Архив версии 2.5 имеет средства полнотекстового индексирования файлов различных форматов - Microsoft Word, Microsoft Excel, RTF, HTML и тексты пяти основных кодировок (определение кодировки осуществляется автоматически). Средства полнотекстового поиска позволяют в короткий срок находить нужную информацию не только по реквизитам учетно-регистрационной карточки, но и по содержанию документа. Еще одна новая возможность - "дайджест" - производит автоматическую выборку текстового материала "на заданную тему" и возвращает результирующую подборку в виде HTML-документа.
6. Безопасность и защита от несанкционированного доступа
Особое внимание в 1С:Архиве уделено средствам безопасного хранения данных и защиты от несанкционированного доступа (НСД). Система позволяет управлять набором прав доступа к объектам (папкам, документа) для различных пользователей или групп. Управление осуществляется централизовано и может быть произведено только администратором или уполномоченными пользователями с любого компьютера. 1С:Архив автоматически отслеживает попытки нарушения системы безопасности и производит автоматическую блокировку подозрительных пользователей на небольшой промежуток времени с одновременной отправкой уведомления администратору. Система автоматически ведет протокол всех важных операций, связанных с доступом к защищенным объектам или модификацией информации.
7. Интеграция с Web
1С:Архив можно использовать как в локальных сетях, так и в Интернет - благодаря использованию протокола TCP/IP клиентская и серверная часть могут взаимодействовать друг с другом даже при соединении по модему без использования дополнительного программного обеспечения. В случае отсутствия клиентской части можно воспользоваться технологией WebPortal, которая обеспечивает динамическую публикацию архивов документов в Интернет на основе взаимодействия Microsoft IIS с сервером 1С:Архива. С помощью технологии WebPortal можно выполнять основные операции доступа к документам в папках и их редактированию.
8. Контроль исполнения
Одна из новых возможностей 1С:Архива версии 2.5 - выдача поручений и контроль исполнения. Вы можете выдавать поручения отдельным пользователям или группам, назначать контрольные сроки и выбирать ответственного исполнителя (контролера). Пользователи автоматически получают уведомление о поступлении новых поручений и могут просматривать список всех невыполненных поручений в специальном окне. После исполнения поручения оно автоматически переходит "на контроль", где ответственный исполнитель должен поставить отметку о снятии поручения с контроля или возврате исполнителю на доработку.

БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА

Некоторые характерные особенности реализации системы безопасности хранения документов и защиты от несанкционированного доступа в 1С:Архиве
При подключении пользователя к серверу 1С:Архива производится его аутентификация на основе указанного имени пользователя и пароля. В БД сервера пароли пользователей сохраняются в шифрованном виде, что затрудняет их использование злоумышленником. После 5 неудачных попыток подключения сервер блокирует все попытки авторизации с данного сетевого адреса на некоторый промежуток времени. После успешной аутентификации пользователю присваивается уникальный идентификатор безопасности, использующийся при проверке прав доступа.

Проверка прав доступа
При попытке получения доступа к любому объекту системы 1С:Архив (папке или документу) система производит проверку соответствующих прав данного пользователя или групп, в которые он входит - создание, удаление, просмотр, открытие, модификация, управление версиями, изменение прав доступа, право подписи.

Централизованное управление безопасностью
При работе в режиме администратора клиентская часть 1С:Архива отображает два дополнительных окна с административной информацией и добавляет новые команды меню. В этом режиме администратор может просматривать настроенные права доступа для всех объектов системы, просматривать и управлять полными списками прав отдельных пользователей и выполнять другие административные действия.

Протоколирование и аудит
1С:Архив автоматически заносит в журнал протоколов информацию о выполнении пользователями важных действий, связанных с модификацией информации и доступе к защищенным данным. При работе в режиме администратора можно просматривать протоколы по отдельным пользователям, по объектам системы и по типам операций. Полученные отчеты можно экспортировать в MS Excel для последующей обработки или печати.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

Система реализована в современной высокоэффективной трехуровневой архитектуре клиент-сервер. Вся служебная информация хранится в таблицах MS SQL сервера или в БД формата MS Access (MDB), файлы документов хранятся в специальной структуре каталогов Windows NT сервера, защищенной от прямого доступа пользователей. Сервер 1С:Архива аккумулирует в себе логику работы системы, обрабатывает запросы клиентских программ и взаимодействует с MS SQL сервером для обработки данных. Клиентская часть системы реализует интерфейс пользователя, взаимодействует с установленными на локальном компьютере приложениями для просмотра и редактирования документов и обеспечивает обмен информацией с сервером 1С:Архива. Для сетевого взаимодействия между клиентом и сервером используются популярные и высокопроизводительные протоколы TCP/IP и Named Pipes, что позволяет использовать систему как в обычной локальной сети, так в Интернет/Интранет/Экстранет.
Ни одна из компонент системы не предъявляет специфических требований к программной и аппаратной части рабочих станций и серверов. Например, для обслуживания 50 пользователей в качестве серверного компьютера можно использовать обычную рабочую станцию.
В качестве источника данных может использоваться MS SQL Server 6.5/7.0 или база данных формата MS Access 97 (MDB).