1С:АРХИВ 2.0

(система управления документами)

Назначение

Система управления документами "1С:Архив" предназначена для повышения эффективности коллективной работы с электронными документами для малых, средних и крупных предприятий, а также для выдачи поручений и контроля их исполнения. Использование "1С:Архива" позволит Вам сосредоточиться непосредственно на работе с документами, а не способами их хранения и поиска.

"1С:Архив" реализован в современной трехуровневой архитектуре "клиент-сервер" и может использовать для хранения документов как SQL базы данных, так и базы данных формата MS Access (mdb). Для сетевого взаимодействия используются протоколы TCP/IP и Named Pipes, что позволяет использовать систему как в локальных сетях, так и в Интернет.

Ключевые возможности

• Ведение централизованного архива документов любых типов, структурированного по папкам/рубрикаторам;

• Ведение на каждый документ учетно-регистрационной карточки, соответствующей ГОСТ, со стандартным набором полей;

• Учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров

• Обеспечение коллективного доступа и редактирования документов, исключение конфликтов при одновременном редактировании

• Хранение всех версий документов, в том числе в виде дерева версий, контроль и сравнение версий

• Безопасность хранения документов и защита от несанкционированного доступа

• Быстрый поиск нужной информации как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и полнотекстовый

• Формирование подборок информации (дайджестов) по интересующей теме

• Поддержка текстовых документов в различных кодировках (Windows, DOS и прочих)

• Оперативный обмен информацией, интеграция с системами электронной почты, отправка сообщений на пейджеры

• Обеспечение целостности составных документов (HTML страницы, MS Word)

• Возможность использования готовых шаблонов при создании новых документов

• Интеграция с Web для динамической публикации архивов документов, возможность работы через Интернет по протоколу TCP/IP

• Выдача и исполнение поручений, контроль исполнительской дисциплины

Отличия от обычного файл-сервера

• Однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании документов любых типов

• Автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них

• Поиск документов как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки

• Более широкая поддержка прав доступа к документам, чем это предусмотрено операционной системой

• Эффективное хранение большого количества документов и их подверсий

• Надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним

Что может дать внедрение?

• Упорядочивание работы сотрудников с документами, исключение возможности утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работы
• Снижение времени поиска нужной информации за счет четкой организации документов по папкам/рубрикаторам и широких возможностей поиска
• Снижение суммарного времени коллективной обработки документов
• Хранение всей истории работы над материалами для быстрого восстановления хода работ и отслеживания допущенных ошибок
• Сокращение сроков работ за счет повторного использования накопленной в архиве информации
• Повышение качества готового материала (проектов, документации и др.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей
• Существенная экономия дискового пространства за счет хранения всех файлов на сервере
• Повышение общей эффективности работы предприятия за счет повышения культуры работы с документами, их качества и снижения сроков обработки документов